Publié le : 11 janvier 20219 mins de lecture
La meilleure façon de commencer le processus de planification de l’événement est de commencer par vous préparer suffisamment de café pour booster un bureau entier. Et ne donnez pas à vos collègues une mauvaise impression en laissant le délicieux parfum flotter dans la cuisine. C’est votre moment – gardez ce café comme votre vie en dépend. Une fois que vous avez suffisamment de liquide qui coule dans vos veines, il est temps de vous asseoir pour vraiment contempler l’événement en cours. Au début de tout projet, vous aurez toujours plus de questions de planification d’événements que de réponses. C’est pourquoi le brainstorming est essentiel à tout processus de planification.
Ce qui vous mènera vraiment là où vous devez aller, c’est de vous assurer de poser des questions de qualité sur la planification d’événements. Vous devez plonger dans chaque recoin de votre événement, car ce sont les détails qui font briller vos événements. Les clients ne laisseront pas votre travail acharné passer inaperçu si vous y consacrez le temps nécessaire. Gardez ces questions essentielles de planification d’événements à l’esprit la prochaine fois que vous vous préparez à planifier un événement.
Quels sont les objectifs de l’événement ?
Se concentrer sur les petites touches décoratives et les aspects amusants de l’événement est à la fois passionnant et important, mais vous avez besoin d’une base solide et claire sur laquelle bâtir. Tout comme la construction d’une maison, si les fondations ne sont pas solides et que les entrepreneurs ne sont pas tous sur la même longueur d’onde, tous les jolis murs tomberont. Communiquez régulièrement avec toutes les autres personnes impliquées dans l’événement pour identifier les zones à problèmes et prévenir les catastrophes bien à l’avance. Vous avez eu l’idée.
Souvenez-vous de vos objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents, limités dans le temps) et prenez des notes détaillées et des plans d’action pour chacun. Une fois que vous avez réglé les bases de votre événement, vous pouvez commencer à sélectionner tous les détails pour compléter votre événement et le faire briller.
De quel type d’événement s’agit-il ?
La première question à se poser concerne la nature de l’événement, car toutes les questions de planification d’événements ultérieurs seront déterminées par cette réponse. Est-ce une réunion ? Un événement d’entreprise ? Un événement promotionnel ? Pour cet article, supposons que vous organisez un événement promotionnel pour le lancement du nouvel équipement de loisirs de plein air d’un client. Il y aura une course de bateaux à rames sur un lac, suivie d’un pique-nique de fête.
Quel est le meilleur moment pour cet événement ?
Maintenant que vous savez quel type d’événement vous organisez, vous pouvez commencer à présenter chacun des détails qui le définissent, en posant des questions de planification d’événements plus spécifiques. Sachant que la course de bateaux aura lieu à l’extérieur, pensez à la période de l’année. Le temps chaud est idéal, mais une chaleur ou une humidité intense pourraient dissuader les invités de participer ou les mettre mal à l’aise. L’heure de la journée affectera les conditions que vous endurez, en plus de la période de l’année. Vous serez bien sûr soumis à certaines contraintes en matière de timing et de choix d’une date, mais dans votre domaine de possibilités, profitez pleinement des libertés dont vous disposez.
Dans le cas d’événements en plein air comme votre course de bateaux, n’oubliez pas de considérer la possibilité de mauvais temps. Votre événement se déroulera-t-il sous la pluie ou le beau temps ? Offrirez-vous un contrôle de pluie ou une date de rattrapage ? Les invités seront-ils remboursés en cas d’annulation complète ? Ce sont des détails que vos invités seront intéressés à connaître lors du choix de leur réponse RSVP.
Une fois que vous avez une idée du moment où organiser votre événement, n’oubliez pas de consulter les calendriers d’événements locaux et environnants pour d’autres vacances, événements et événements similaires importants dans le même laps de temps. Connaissez votre liste d’invités cibles et soyez conscient de leurs intérêts et de leurs programmes. Après s’être penché sur le perfectionnement de chaque détail de votre événement, il serait terrible d’être éclipsé par un événement annuel majeur et de perdre des invités à cause d’un simple oubli.
À quel endroit / lieu l’événement aura-t-il lieu ?
Vous savez avec certitude que vous aurez besoin d’un accès à l’eau pour la course de bateaux, mais quelles autres questions de planification d’événement devez-vous considérer concernant l’emplacement ? Est-ce une longue course qui nécessitera des sièges pour plus que le pique-nique ? Étant donné que l’événement se déroule à l’extérieur, vous devrez déterminer si vous devez ou non fournir une zone ombragée ou abritée. Certains sites peuvent avoir de grands arbres d’ombrage, des pavillons ou l’accès à une installation intérieure avec des toilettes. Le lieu que vous choisissez aura un impact sur le type de plan de mauvais temps que vous fournissez. Si vous avez accès à un abri, vous n’aurez peut-être pas besoin de définir une politique d’annulation ou une date de pluie.
Lorsque vous pensez au lieu, pensez également à votre plan alimentaire. La nourriture sera-t-elle servie par le lieu ou par une entreprise externe ? Acceptez-vous des restrictions alimentaires ? Si vous servez de l’alcool, vous devrez penser à des permis en fonction de votre emplacement. De quel type de vaisselle aurez-vous besoin s’il n’est pas fourni par le lieu ?
Les équipements proposés par votre site détermineront les lacunes dont vous avez besoin pour combler votre plan. Il est important de décider exactement du type d’expérience que vous souhaitez offrir à vos invités afin de prendre ces décisions.
Quel devrait être le thème ?
Vous voulez attirer les gens à cet événement, vous devrez donc faire quelque chose pour capter leur attention. Le but de votre course de bateaux est de promouvoir le nouvel équipement de loisirs de plein air de votre client. Associez-vous au client pour créer une identité que les gens reconnaîtront et dans laquelle ils voudront s’impliquer. S’il s’agit d’un événement autonome, réfléchissez aux moyens de susciter l’intérêt des gens. Proposerez-vous des jeux ou des prix ? Y aura-t-il une attraction inhabituelle comme une paroi rocheuse portable ou un accès aux bateaux et aux promenades en bateau après la course ? Piquez leur curiosité avec des attractions et des fonctionnalités accrocheuses qui correspondent à votre thème, et ils voudront probablement participer.
Qu’est-ce qui est unique dans cet événement ?
Si vous étiez un participant au lieu de l’organisateur, qu’est-ce qui vous donnerait envie d’y assister ? Qu’est-ce qui vous a marqué lors des événements précédents ? Supposons que votre course / pique-nique ait un thème du Far West où tous les participants doivent être déguisés. Attachez toutes les pièces de l’événement en choisissant soigneusement les détails, par exemple en vous assurant que tout le matériel promotionnel utilise des polices et des images de cette époque, ou en faisant en sorte qu’une partie du pique-nique soit traitée dans le thème, ou en attribuant des prix uniques et adaptés à l’époque pour le meilleur costume. Cette attention aux détails donne vie à votre événement et laisse à vos invités une impression durable.
De quels services aurez-vous besoin ?
Une fois que votre événement commence à prendre forme et que les fondations sont tracées, vous ne voulez pas oublier le marketing et la documentation des moments inévitablement incroyables avec vos invités ! Aurez-vous un teaser d’événement pour exciter vos invités et leur donner envie d’y assister ? Vous souhaitez un photographe pour votre événement, ou peut-être un photomaton ? Avez-vous envisagé un vidéaste ou la diffusion en direct de votre événement pour étendre votre portée et votre accessibilité aux invités ? Le fait qu’un fournisseur externe s’occupe de services événementiels tels que l’inscription, les murs de flux sociaux en direct ou toute autre configuration audio / visuelle peut ajouter à l’expérience et à l’engagement globaux de votre événement et vous permettre de vous concentrer sur vos participants et l’expérience globale de l’événement.
