Quels types de lieux peuvent accueillir vos séminaires ?

Publié le : 20 septembre 202112 mins de lecture

Pour vos séminaires, il est important que le lieu soit adapté à vos événements. Pour cela, l’espace, le décor, l’endroit mais aussi une équipe vous proposant ses services techniques, humains et culinaires jouent un rôle essentiel. Alors quels lieux sont les plus adaptés pour organiser un séminaire inoubliable ?

Choisir un lieu de séminaire : conseils

L’importance du point géographique du lieu de séminaire

Une région qui offre des paysages magnifiques, voir dépaysants, atypiques, proposant divers loisirs en campagne comme en ville, assurent un séminaire dans de bonnes conditions, dans un esprit aéré, neuf et joyeux. Le centre des congrès à Lausanne en Suisse, est un majestueux bâtiment moderne, connu et reconnu, qui accueille des événements de renommée internationale. Pour en savoir plus sur ce centre des congrès cliquez ici.

Entre lacs et montagnes, Lausanne comporte une grande école polytechnique fédérale et l’incontournable musée olympique. Côté nature, Lausanne n’est pas en reste avec son canton Lavaux et ses villages typiques sans oublier ses vignobles ensoleillés, où vous pourrez déguster de délicieux vins et dont les nombreux sentiers vous offrent une vue immense sur le lac Léman ainsi que sur les Alpes. Organiser un événement entouré de nature et de ce qui est propre au caractère de l’endroit, représente 50% de la réussite d’un séminaire.

Trouver la salle adaptée pour votre lieu de séminaire

Selon le sujet de l’événement et du nombre d’invités présents, le choix de la salle ou de la propriété joue aussi bien évidement un rôle important. Au centre de convention à Lausanne, concernant les salles, les espaces sont modulables, ce qui permet de créer jusqu’à 17 salles totalement indépendantes et par conséquent une complète adaptation à chaque événement, créant ainsi de 30 à 280 places.
Si vous souhaitez organiser un séminaire un peu plus intimiste, des propriétés peuvent aussi être disponibles, dans un cadre agréable, chaleureux et discret.
Pour un séminaire type conférence, le centre de convention à Lausanne propose des salles avec un nombre de places adapté ainsi qu’un audiovisuel à la pointe de la technologie.
Trois auditoriums, A, B et C, très lumineux grâce à leurs grandes baies vitrées de 17 mètres de haut, complètement modulables en espace ouvert ou fermé, un ou plusieurs espaces et pouvant accueillir jusqu’à 3 000 personnes, sont idéals pour des assemblées, des dîners de Gala, des conférences ou encore des congrès.

L’accueil de votre séminaire

L’accueil détermine fondamentalement la suite de l’organisation. Un centre de conférences constitué d’une équipe d’accueil des plus professionnels caractérise aussi, en plus du reste, la qualité du centre. Un service technique comme un service de traduction, une retransmission en direct ou encore un éclairage personnalisé assure le bon déroulement et donc la tranquillité du séminaire. Un service chaleureux comme une restauration de haute qualité, adaptée à votre événement ou encore un service de décoration pour un séminaire ambiancé, répondant à vos attentes, assurent quant à eux un séminaire convivial.

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Comment réussir l’organisation d’un séminaire d’entreprise ?

Pour une entreprise, un séminaire réussi doit inspirer les participants à donner le meilleur d’eux-mêmes dans leur travail. Mais organiser un tel événement n’est pas une tâche facile, surtout lorsque vous avez un budget à respecter. Suivez nos conseils.

Lors d’un séminaire, les collaborateurs sont invités à échanger et à travailler sur des projets d’entreprise. Cependant, ces activités se déroulent à l’extérieur des locaux de l’organisation. Cela joue un rôle dépaysant, mais permet également aux participants d’être plus détendus en partageant un moment convivial. Pour atteindre les objectifs attendus, il est important de se préparer.

Avant de vous demander comment organiser un séminaire, vous devez savoir lequel vous souhaitez. En fait, il n’y a pas de séminaire d’entreprise, mais plusieurs, chaque réussite nécessite une approche différente.

Un séminaire pour faire réfléchir les gens

Ainsi, un séminaire de management réunit pendant une courte durée des dirigeants d’entreprise pour établir une stratégie commune. Cet événement devrait donc être axé sur la réflexion et la discussion. Chacun peut exprimer son opinion sur un sujet particulier du projet en cours. L’objectif est de trouver des solutions aux problèmes ou d’apporter de l’innovation aux stratégies en place.

Pour réussir l’organisation d’un séminaire de formation, celui-ci doit se dérouler dans un endroit calme. Cela permettra aux participants d’apprendre plus facilement au lieu de penser à leur occupation quotidienne. Il est également important de réfléchir à des outils pratiques qui favorisent l’assimilation. Offrez également une interactivité maximale pour que vos participants restent concentrés et intéressés.

Motiver pendant le séminaire !

Enfin, il y a les séminaires dits de motivation. Comme son nom l’indique, cela vise à raviver l’enthousiasme des employés. En plus de raviver chaque participant, les activités doivent être l’occasion de récompenser les bons éléments et de renforcer l’esprit d’équipe.

Avoir une idée de ce qu’il faut faire facilitera la budgétisation. De plus, cela fournira une ligne directrice pour les choix que nous devrons faire ensuite.

Quel lieu et quand organiser un séminaire d’entreprise réussi ?

Une fois les objectifs du séminaire d’entreprise fixés, on passe aux critères qui conditionnent secondairement sa réussite : la date et le lieu de l’événement.

Le bon endroit pour un séminaire

Pour choisir le bon endroit pour votre événement, vous devrez réfléchir à ce que vous voulez y faire. Revenons donc à ce qui a été dit précédemment.

Si vous souhaitez avant tout tenir les participants informés, choisissez un endroit calme. Au contraire, rendez-vous dans un centre où vous pourrez faire des activités si tout le monde veut prendre une part active à l’événement.

Évidemment, nous devrons tenir compte du budget. Heureusement, les lieux de séminaire proposent souvent des formules différentes. A vous de voir lequel correspond à vos moyens.

Les emplacements avec une salle avec une scène sont généralement choisis de manière à ce que les orateurs puissent être bien observés par toutes les personnes présentes pendant qu’ils parlent.

S’il y a plusieurs haut-parleurs, il est préférable de les disposer le long d’une table. 

N’oubliez pas le confort qui fera passer une agréable journée à vos invités. Si beaucoup de vos invités viendront en voiture, choisissez un emplacement avec parking , si vous savez qu’une bonne partie viendra en avion, choisissez-en un avec une navette aéroport. 

N’oubliez pas : si l’événement dure plus d’une journée, il est important qu’il y ait des chambres pour passer la nuit.  

Le bon moment pour votre séminaire

Quant à la date, le choix dépendra principalement de l’agenda de l’entreprise. Cependant, si le coût est un facteur essentiel, il existe plusieurs façons d’économiser de l’argent.

Tout d’abord, allez au début de la semaine. En effet, les entreprises organisent souvent leurs séminaires les jeudis ou vendredis. Les room-managers ont donc tendance à baisser les prix pour attirer les clients les lundis et mardis. On assiste au même phénomène pendant les vacances scolaires.

Mais comment y arriver ?

Si nous avons pu déterminer où et quand aura lieu notre séminaire d’entreprise, nous devons également penser au transport lors de l’organisation. Habituellement, la voiture est l’option la plus chère. Si possible, cette option doit donc être évitée.

Au contraire, l’avion est la solution la moins chère. Mais cela ne concerne que les compagnies aériennes low cost. De plus, vous devrez trouver un moyen de transport supplémentaire pour vous rendre à l’aéroport.

Enfin, si l’on préfère l’aspect environnemental, il faut prendre le train et ne pas aller trop loin.

Quelle nourriture servir lors de votre événement réussi ?

Organiser un séminaire d’entreprise réussi, c’est trouver de quoi manger pour plus ou moins de monde. Mais que doit-on leur servir ?

Un repas nutritif tout au long de la journée

Alors que les pâtisseries raviront les convives, un repas aussi copieux réduira leur concentration. On privilégie donc les fruits, plus sains et moins chers, le matin. Le déjeuner doit être suffisamment copieux pour que les participants puissent durer le reste de la journée.

Une fête le soir

Lors d’un séminaire d’entreprise, le dîner est un moment de détente qu’il ne faut pas négliger pour sa réussite. On peut ainsi se permettre quelques digressions sur les menus diététiques le matin et le midi pour les plats gras. Un peu d’alcool serait également utile (avec modération).

Mais qui peut cuisiner tout ça ?

Dans la plupart des cas, les lieux événementiels ont leurs propres prestataires ou gestionnaires (dans le cas d’un hôtel). Certains n’acceptent pas les autres restaurateurs. Vous devriez donc demander ceci avant d’en chercher un. Dans tous les cas, n’oubliez pas de vérifier vos préférences auprès des gérants, surtout si vous avez des demandes de menus spécifiques.

La règle d’or : respecter le budget

Lorsque vous contactez une agence d’organisation d’ événements à Pérouse ou dans d’autres régions d’Italie, vous devez déterminer un budget spécifique pour votre séminaire. En tant qu’aménageur, vous avez donc l’obligation de vous y conformer, sans encourir de dépenses supplémentaires. N’imaginez pas un concept au-dessus de vos moyens. Concentrez-vous davantage sur le contenu de votre session que sur la forme. Surveillez attentivement vos comptes et sachez répartir équitablement vos ressources financières. Aussi, ayez toujours une réserve pour les imprévus. Le reste peut être utilisé pour les activités futures de votre entreprise.