Publié le : 17 septembre 20207 mins de lecture
De nos jours, le secteur de l’événementiel répond aux normes les plus élevées dans tous ses aspects. Les développements technologiques ont rendu la compétition impitoyable, et chaque organisateur d’événements est en quête permanente du « quelque chose » qui transformera ses événements en expériences impressionnantes et inoubliables. Ce n’est donc pas une coïncidence si la recherche de lieux non conventionnels pour des événements ne s’arrête jamais. Le rythme auquel cela se produit est si rapide que certains lieux qui, il y a encore deux ans, étaient considérés comme « non conventionnels » semblent aujourd’hui « normaux ». Les lieux d’événements traditionnels, tels que les hôtels, les centres de congrès, les centres d’exposition et les salles de danse, offrent toujours des avantages indéniables. Ils sont conçus spécifiquement pour les événements, ce qui signifie qu’ils peuvent soutenir tous les aspects d’un événement.
Lieux conventionnels pour événements – des possibilités infinies
Un plan bien calculé et des espaces judicieusement placés (réception, sièges, scène, stands des exposants) facilitent la circulation des invités et du personnel. Les espaces bien équipés pour le rangement des effets et de la cuisine, les salles de bain et les installations audio-vidéo déjà présentes épargnent bien des maux de tête aux organisateurs d’événements. Et un réseau de fournisseurs de confiance avec lesquels le lieu travaille déjà signifie que le planificateur de l’événement doit passer moins de temps à chercher des fournisseurs.
Et aussi, vous voulez étonner et ravir vos invités lorsqu’ils s’inscrivent à votre événement, et vous pensez que tout ce qui est mentionné ci-dessus n’est pas suffisant. Nous avons donc fait des recherches et rassemblé un certain nombre d’idées de lieux d’événements non conventionnels. Inspirez-vous de cette liste pour votre prochain projet. Et lisez tout au long de ce document pour savoir ce que vous devez prendre en considération la prochaine fois que vous réservez un lieu non conventionnel pour un événement.
Commençons notre liste par les lieux qui, jusqu’à il y a quelques années, étaient considérés comme non conventionnels mais qui, au fil du temps, sont devenus des lieux d’événements et offrent de nombreuses caractéristiques que l’on trouve dans les lieux traditionnels. Imaginons que dans quelques années au plus tard, ces lieux deviennent si courants qu’ils cesseront d’être considérés comme « non conventionnels ». Passons aux lieux « limites » avec les vrais non conventionnels:
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Pour faire fonctionner le non conventionnel – les défis
Lorsqu’il s’agit d’utiliser un lieu non conventionnel pour un événement, le planificateur de l’événement doit faire face à plusieurs défis pour que le lieu corresponde à la cible. La plupart de ces lieux sont vides de presque tout ce qui est nécessaire pour accueillir des personnes dans leur voisinage, voici donc une liste de choses auxquelles vous devez penser avant de réserver un tel lieu.
Dans de nombreux cas, dans les lieux d’événements non conventionnels, tout l’équipement (lumières, système de son, connexion internet) doit être acheté séparément et apporté sur place. Parfois (par exemple, dans une ferme abandonnée), il n’y a même pas d’électricité, il faut donc ajouter un générateur à la liste. Il en va de même pour l’eau courante et, dans certains cas, vous devrez également fournir des toilettes portables. Vous devrez vous assurer que vous pouvez isoler la zone pour la préparation et le stockage des aliments, et cela peut également signifier d’apporter des cuisines portables.
Les lieux d’événements non conventionnels peuvent souvent sembler être de vraies affaires, car le loyer requis est inférieur à celui des lieux traditionnels. Mais n’oubliez pas que chaque article que vous devrez acheter/louer à des fournisseurs externes vous occasionnera des frais supplémentaires parce qu’il n’est pas disponible sur place. Le coût total de l’événement peut donc devenir plus élevé qu’il ne l’aurait été si l’événement avait eu lieu dans un lieu traditionnel. Portez donc une attention particulière au budget.
Si votre lieu n’a pas été initialement conçu pour accueillir des événements, vous devrez vérifier s’il est nécessaire d’obtenir des permis pour la nourriture, l’alcool, le bruit, et même pour rassembler les gens. Vous avez peut-être le concept d’événement le plus spectaculaire en tête, mais assurez-vous d’abord qu’il est légal.
Communiquez votre événement avec les accès des invités, parking et enregistrement
Lorsque vous communiquez votre événement, mettez en évidence le caractère unique du lieu et faites-en l’acteur principal de vos supports de marketing visuel. Créez et gérez votre événement sur une plateforme en ligne et choisissez une image de lieu comme image principale de l’événement. Et si vous choisissez Metooo comme plateforme pour votre événement, vous pouvez être sûr que le site web de votre événement est non seulement beau mais aussi complet avec toutes les informations sur le lieu.
A moins que votre événement soit par exemple une retraite sur plusieurs jours, il est préférable que le lieu ne soit pas loin d’un centre-ville. Assurez-vous que vous avez donné à vos invités des indications précises sur la manière de se rendre sur place, ou mieux encore, proposez un service de navette gratuit qui les conduira directement sur place.
Pour faciliter l’enregistrement, installez un panneau pour diriger les invités vers l’entrée si celle-ci n’est pas clairement visible de l’extérieur. Et pour réduire les files d’attente au minimum, utilisez une application (comme notre Plan d’événement, si vous avez créé et géré l’événement sur Metooo) pour scanner rapidement le code QR sur le billet et accueillir les invités immédiatement.
Ce qu’il faut en retenir
Les tendances dans l’industrie de l’événementiel suivent toujours la nouvelle, l’inhabituelle, la seule, de sorte que la recherche de lieux d’événements non conventionnels ne s’arrête pas là. Les organisateurs d’événements devront faire preuve de plus de créativité et proposer aux invités des expériences inattendues et surprenantes. Tous les événements ne conviennent pas à des lieux non conventionnels, mais même pour l’événement le plus traditionnel, vous pouvez ajouter une touche d’originalité. S’il s’agit d’un événement complexe à forte dimension professionnelle, tel qu’un congrès ou un salon, vous pouvez surprendre vos invités en organisant des événements connexes (tels que des cocktails ou des séances de réseautage) dans un lieu non conventionnel.
