Organiser un événement d’entreprise en 4 étapes

prestataire technique événementielP

Une entreprise peut organiser différents types d’événements, des réunions, des conférences, des congrès, des team-buildings… Bien que ceux-ci diffèrent en termes de contenu, leur dénominateur commun est qu’il s’agisse d’un événement qui dépasse le cadre quotidien des activités d’une entreprise. Un événement d’entreprise est en soi, toujours un événement extraordinaire. C’est pourquoi son organisation ne doit rien au hasard. À quoi devez-vous faire attention, si vous avez la responsabilité d’un événement d’entreprise ? Vous devez avant tout, respecter les 4 étapes  suivantes : 

1. Définir la date 

La tâche la plus importante est de définir la date et le type d’événement à organiser. En effet, entre un atelier, une conférence et un congrès, il y a de très grandes différences, et pas seulement en termes de nombre de participants. Les objectifs d’un séminaire et ceux d’un team-building ne sont pas les mêmes. Il en est de même pour les animations ainsi que les activités à mettre en place.

Vous devez vous mettre à l’organisation plusieurs mois à l’avance en commençant par fixer la date de l’évènement. Cela est particulièrement indispensable lorsqu’il s’agit d’un salon ou d’un congrès professionnel, car les lieux de réception peuvent recevoir de nombreux autres événements. Il vous faut aussi prévenir bien à l’avance les participants et collaborateurs pour vous assurer qu’ils ne prévoient rien d’autre à cette date. Si vous voulez être totalement serein, vous devez fixer la date entre quatre mois et un an avant l’échéance.

Nous vous recommandons également de ne pas vous charger de l’organisation en solo. Vous devrez gérer de nombreux détails, notamment logistiques. C’est pourquoi il est préférable de faire appel à une agence événementielle ou tout au moins, à un prestataire technique événementiel, pour se charger de la partie sonorisation de l’événement. .

2. Evaluer les contraintes techniques 

La partie technique est un point souvent évoqué en dernier lors de la préparation d’un événement. C’est pourtant l’une des clés de voute de sa réussite. L’éclairage, la sonorisation d’une salle permettent de mettre les intervenants en avant. Et surtout, de véhiculer le message à faire passer. Un prestataire technique événementiel vous offrira une solution clé en main. Il se chargera de livrer du matériel hi-tech dernier cri sir le lieu de l’événement, et de s’assurer de le mettre en service, avec les meilleurs réglages possibles. Si vous vous chargez de cela en interne, vous devez lister tous les équipements nécessaires et déterminer ce qui doit être apporté et  ce qui est fourni par le lieu de la réunion.

3. Le lieu et le traiteur

Certains événements peuvent se dérouler dans votre entreprise, si vous avez une grande salle de réunion ou une belle salle de réception. Mais généralement, les événements d’entreprises se déroulent à l’extérieur. . Le choix du lieu donne le ton à l’événement,. Il sera choisi en fonction de sa capacité d’accueil, de ses disponibilités mais également, mais souvent aussi en fonction de l’ambiance qui s’en dégage. Pour les conférences, les grands hôtels sont souvent un choix judicieux dans la mesure où ils disposent souvent d’une infrastructure dédiée aux entreprises avec des salles de conférences équipées. Vous aurez l’avantage de disposer d’un lieu entièrement adapté aux besoins d’un salon professionnel ou d’un séminaire, tant sur le plan de l’organisation que de la technologie utilisée. En outre, ces hôtels sont souvent situés dans des lieux au charme certain et offrent aux participants et collaborateurs un hébergement pour la nuit. Effectuez votre réservation aussitôt que possible, car les hôtels ayant des salles de conférences sont toujours très demandés.

Le menu : la nourriture est un point fort de chaque événement et doit être planifiée en étroite collaboration avec le dirigeant du lieu qui accueille l’évènement.

4. Le programme de l’événement

Ce qui intéresse les participants à cet événement, c’est avant tout son programme. Un événement d’entreprise est toujours réalisé avec un objectif pour l’entreprise : le lancement d’un nouveau produit, un anniversaire d’entreprise. Il y aura donc toujours un message à faire passer, quel que soit le public ciblé..

Il est donc important de déterminer comment faire passer le message. Qui seront les intervenants ? Quel sera l’ordre des interventions ?  Attention à bien respecter une dynamique dans le programme.  Il est préférable d’éviter les longs discours qui finissent par brouiller le message. Les interventions doivent suivre cet adage : “Aussi long que nécessaire, aussi court que possible”.  Penser également aux pauses et à alterner les parties actives et passives dans le programme.

L’échange :  Il faut toujours prévoir un moment pour l’échange. En effet, même pour une conférence magistrale, une partie du temps doit être dédiée aux questions/réponses.

Lorsque le programme est en place, il est temps de préparer les documents à distribuer aux participants et collaborateurs, c’est-à-dire les flyers de communication, les éventuels goodies, cahiers, stylos pour prendre des notes ou les petits cadeaux pour rendre l’événement mémorable. 

A l’issu de l’événement, n’oubliez pas de faire un suivi, chiffré, pour connaître le nombre de participants exact, mais également factuel afin de connaître les points qui forts de votre événement et ceux qui pourront être améliorer, pour l’événement suivant.