L’importance des emails dans l’organisation de vos événements

Le marketing par e-mail reste un outil très puissant pour les événements ! Dans cet article, quelques bonnes pratiques sur la façon d’inviter les participants à un événement vous seront partagées pour vous assurer que votre stratégie d’email marketing n’est pas seulement bonne mais qu’elle fonctionne aussi bien.

L’importance de l’email marketing pour les événements

 1 – la liste de diffusion (liste de contacts)

Le mieux est d’investir du temps et des ressources dans la création d’une liste de diffusion de participants potentiels à l’événement bien avant de commencer à organiser votre événement. Selon la catégorie de votre événement (divertissement, éducation, affaires, professionnel, etc.), ce premier objectif peut être atteint avec plus ou moins de facilité ou de difficulté. Votre stratégie peut varier. L’un des moyens consiste à collecter des contacts potentiels par l’intermédiaire de votre site web et à donner aux utilisateurs la possibilité de s’abonner à un bulletin d’information. N’oubliez pas, cependant, que les gens ne donnent plus leur adresse électronique aussi facilement. Assurez-vous donc que vous leur offrez quelque chose de valeur réelle en échange de leur souscription. Il peut s’agir d’un livre électronique gratuit, d’un cours gratuit, d’un accès gratuit à des tutoriels vidéo exclusifs ou de la possibilité de gagner un concours avec un prix important.

En outre, assurez-vous que l’option d’abonnement à la lettre d’information est assez visible sur votre site, mais pas de manière trop agressive. Vous pouvez utiliser une bannière pop-up (que beaucoup proclament être le mal absolu du marketing web, mais… ça marche !). Ne le jetez pas tout de suite sous les yeux des utilisateurs lorsqu’ils accèdent à votre site. Faites plutôt apparaître la bannière après quelques dizaines de secondes sur le site, afin que les utilisateurs réellement intéressés par le type de contenu que vous publiez le voient et soient plus enclins à s’y inscrire.

L’autre moyen d’obtenir une liste de diffusion est d’en acheter une. Mais avant cela, assurez-vous que les contacts sont vraiment dans votre public cible. Faites également des recherches sur l’agence qui vous vend la liste. A-t-elle une bonne réputation ? Comment avez-vous obtenu que les contacts figurent sur la liste ? Le plus important est que les gens aient expressément donné leur accord pour recevoir des publicités. Sinon, la liste est non seulement inutile (vos invitations par courriel se retrouveront très probablement dans le dossier spam de ces utilisateurs, au lieu de la boîte de réception) mais aussi illégale.

 2 – le temps ou the timing 

Il y a deux aspects à considérer ici:

    -Premièrement : vous devez déterminer combien de temps avant l’événement vous devez envoyer le premier courriel.

    -Deuxièmement : combien de courriels devez-vous envoyer à chaque participant potentiel pour maximiser les chances qu’il achète un billet.

Les réponses à ces deux questions dépendront, là encore, du type d’événement et du prix du billet. Si votre événement est un concert d’un grand artiste, ou une conférence avec de grands noms de l’industrie comme orateurs principaux, vous devrez envoyer le premier courriel d’invitation, celui qui annonce l’événement, 6 à 12 mois avant l’événement. Cela est particulièrement vrai si votre public cible se trouve en dehors du voisinage géographique immédiat de l’événement, car les invités devront prévoir des dépenses supplémentaires telles que le voyage, la nourriture et le logement. Si vous avez une stratégie de réservation anticipée pour les billets, assurez-vous de la mentionner dans votre premier courriel d’invitation. Si l’événement est de moindre envergure, ou s’il vise à réunir exclusivement des participants de la même communauté locale, ville ou région, vous pouvez envoyer ce premier courriel encore plus tard. Par exemple, faites-le quelques mois avant l’événement, afin de donner aux gens plus de temps pour planifier et vous pouvez leur envoyer d’autres rappels sans les stresser en leur écrivant trop souvent.

Combien de fois dois-je envoyer une invitation par e-mail ?

En termes de nombre d’e-mails à envoyer à chaque contact, vous limiter à un seul e-mail limitera certainement les chances d’avoir un événement complet. Mais vous ne voulez pas non plus déranger vos contacts. Dans ce cas, le 3 est le “nombre magique”. Envoyez un premier courriel comme “réservez la date” ou comme une occasion d’annoncer un prix réduit pour ceux qui achètent des billets longtemps à l’avance (“early bird”). Envoyez ensuite un deuxième courriel au milieu de la période précédant l’événement, puis le dernier quelques jours avant l’événement, pour les derniers retardataires indécis.

1 – Définissez votre public et personnalisez

L’ensemble de votre liste de diffusion devait refléter votre public cible. Mais cela ne signifie pas que vous devez envoyer le même courriel à tout le monde. Vous pouvez diviser votre liste en segments selon divers critères et envoyer des messages légèrement différents à chaque segment. Le texte du courriel peut être différencié par région, ou par les différents avantages que chaque catégorie de public pourrait tirer de sa participation à l’événement. Cela dépend évidemment de ce que vous savez sur chaque contact. Lors de la collecte de données lors de l’abonnement à la newsletter, vous devez demander suffisamment d’informations pour effectuer une segmentation. Toutefois, ne demandez pas le CV complet de vos contacts, car vous ne feriez que les mettre à la porte. Votre prénom, nom, adresse électronique, profession et la principale raison de leur intérêt pour votre entreprise ou votre secteur d’activité devraient suffire à ce stade.

En outre, il est absolument nécessaire de personnaliser vos invitations par courrier électronique. Vous devez inclure le nom de l’invité dans la formule d’ouverture (rien ne sonne plus “spammose” que “Cher invité” ou “Bonjour Ami !”). C’est la première étape pour créer un lien émotionnel avec les personnes qui reçoivent votre message. Ne leur donnez pas l’impression que vous avez envoyé le même message à un groupe de personnes choisies au hasard.

2 – l’esthétique et le contenu de l’invitation email

Après avoir posé les bases, le quand, le qui, le comment, il est temps de parler de ce qui se vend vraiment : l’email lui-même. Il y a certaines choses que vous devez bien configurer pour obtenir une invitation par e-mail efficace, et nous en discuterons plus tard.

Le sujet de l’e-mail

Le sujet est la première chose que vos participants potentiels voient lorsque l’invitation arrive dans leur boîte de réception. Le sujet doit donc être suffisamment court pour être suggestif et attrayant, mais suffisamment long pour comprendre réellement de quoi il s’agit. Le sujet est la seule chose qui mène à l’ouverture d’un courriel, vous n’avez donc qu’une seule chance d’attirer leur attention avant que ce courriel ne sombre dans une mer d’autres courriels ou ne soit supprimé. Voici donc ce que vous devez faire:

 1 – Le corps du courriel

Il existe plusieurs façons de concevoir et de composer le corps d’un courriel d’invitation à un événement, mais outre la créativité, il y a quelques éléments essentiels à prendre en compte:

  • personnaliser. Nous l’avons déjà dit, mais nous le répétons, pour insister sur l’importance de cet élément : ne commencez pas le courriel par un “Bonjour” et c’est tout, ou par un “Cher ami”. Une plate-forme de marketing par courriel sérieuse devrait vous permettre de personnaliser la formule d’ouverture et de rapporter automatiquement le nom de chaque destinataire à partir de la liste de contacts.
  • injecter de la confiance. Souvent, les événements sont liés à des marques, des entreprises, alors utilisez les couleurs de la marque, les logos, voire les logos des partenaires et des sponsors pour inspirer la confiance. Le destinataire doit être convaincu qu’il s’agit réellement d’une invitation d’un expéditeur sérieux et non d’un virus qui tuera son appareil dès qu’il cliquera sur le bouton d’appel à l’action à l’intérieur du courriel. Veillez à ce que l’esthétique de ces images soit en corrélation avec la partie visuelle du site web de l’événement.
  • mentionne un avantage. Le texte de l’invitation doit contenir une référence forte à un avantage concret que la personne invitée obtiendra en participant à l’événement. Cela améliorera-t-il ses perspectives d’évolution de carrière ? Cela lui donnera-t-il la possibilité de nouer des contacts avec de grands noms de son domaine ? Ou s’agira-t-il de la meilleure expérience de divertissement, d’une occasion unique de voir son artiste préféré en direct, sur scène ? S’il s’agit d’un atelier, pourra-t-il rapporter chez lui le produit fini, résultat du travail effectué pendant l’atelier ? Une offre limitée à un prix réduit ? Des places limitées ? Les premiers acheteurs sont-ils automatiquement inclus dans une tombola avec un prix attractif ? Ce ne sont là que quelques exemples de la manière dont vous pouvez stimuler une action plus tôt que tard. Si vous faites attendre vos invités trop longtemps pour prendre une décision, ils risquent même d’oublier complètement votre événement.

2 – Les informations essentielles

A présent, avec toutes ces sources d’inspiration qui vous aideront à créer une belle invitation, n’oubliez pas de fournir des informations de base sur votre événement ! Veillez donc à ce que le corps du courriel contienne la ou les dates, l’heure, le lieu et la manière de s’y rendre, ainsi que les conditions de participation telles qu’un code vestimentaire ou des billets disponibles jusqu’à une certaine date.

L’appel à l’action

Tout courriel d’invitation à un événement doit comporter un bouton d’appel à l’action, menant au site web de l’événement, où les participants doivent s’inscrire et/ou acheter des billets. Tous les efforts que vous avez déployés dans d’autres parties du contenu du courriel seront inutiles si les participants n’ont pas la possibilité de s’inscrire immédiatement en un clic.

1 – utiliser une plateforme de gestion d’événements en ligne

Le marketing par courriel est une discipline qui peut sembler difficile à apprendre et à maîtriser. Listes de diffusion, conception des courriers électroniques, suivi des résultats, il y a beaucoup de problèmes si vous les considérez individuellement. La bonne nouvelle est qu’une plate-forme de gestion d’événements en ligne sérieuse vous offrira également un système intégré pour l’envoi d’invitations par courrier électronique.

L’e-mail peut même sembler aussi vieux que l’âge de pierre. Mais en matière de marketing événementiel, c’est un outil plus puissant que jamais, à condition de l’utiliser à bon escient. Espérons que ces bonnes pratiques sur la façon d’inviter les participants à un événement vous ont inspiré à faire le meilleur usage du courrier électronique pour votre prochain projet, et que vous l’utiliserez pour mener à bien vos événements !