Guide pratique pour organiser des événements promotionnels

Le dilemme de nombreuses activités commerciales est toujours le même : comment augmenter les ventes, faire connaître la marque et améliorer sa réputation sans dépenser une fortune ? Cette dernière partie est souvent une considération vitale, surtout pour les petites entreprises. La réponse peut vous surprendre : l’organisation d’événements est l’un des meilleurs moyens d’optimiser le retour sur investissement. Cette créature mythologique est un peu comme les films qui remportent les Oscars : tout le monde en parle, mais quand ils la trouvent devant eux, ils sont généralement déçus. L’organisation d’événements pour promouvoir votre entreprise présente à cet égard des avantages objectifs. Un événement, même le plus simple, est un excellent moyen de réunir un groupe de personnes dans une salle et de s’assurer que vous pouvez avoir une conversation d’une certaine durée avec chacun d’entre eux, c’est-à-dire de communiquer le contenu du message aux 100 et aux destinataires. De quelle autre forme de promotion peut-on parler ? Les courriers électroniques, ainsi que les prospectus, peuvent être jetés à la poubelle sans être lus, les annonces des médias sociaux peuvent être ignorées, mais si quelqu’un a choisi d’assister à votre événement, il est peu probable qu’il revienne chez lui en ignorant ce que vous vouliez lui communiquer. Malgré la surcharge de stimuli numériques – ou peut-être à cause d’elle – l’interaction directe, en face à face, reste le moyen de communication et de promotion le plus efficace dont nous disposons. Voici un vade-mecum rapide pour organiser des événements promotionnels efficaces pour votre marque.

Travail préliminaire : l’objectif

Si vous ne savez pas ce que vous voulez, vous pouvez être assuré que vous n’obtiendrez rien d’utile. Avant de vous mettre au travail et de commencer à organiser des événements, vous devez vous demander quels sont vos objectifs. Vous souhaitez vendre ou introduire un produit ou un service ? Vous voulez gagner en notoriété ? Attirer de nouveaux clients ? Récompenser les clients fidèles ? Célébrer un anniversaire ? La réponse à cette question affectera toutes les étapes ultérieures du travail.

Travail préliminaire : le budget

Pour organiser un événement, il ne faut pas nécessairement dépenser une fortune, mais les dépenses augmentent avec une certaine facilité. C’est pourquoi il est essentiel d’établir un budget à l’avance, de le diviser en postes bien définis et de s’y tenir scrupuleusement. Pour les petites et moyennes entreprises, cette partie de l’organisation est particulièrement importante, car faire des erreurs dans l’organisation d’un événement peut signifier épuiser le budget de toutes les autres promotions.

Travail préliminaire : la cible

Une fois que vous avez fixé les objectifs à atteindre, assurez-vous d’inviter un groupe bien conçu à votre événement, qu’il s’agisse de collègues et autres professionnels pour une réunion B2B ou de clients potentiels, votre tâche sera de mieux comprendre chacun d’entre eux. Cette tâche est beaucoup plus facile si vos invités ont quelque chose en commun et qu’ils entrent tous dans la même catégorie.

Travail préliminaire : le type d’événement à organiser

Les options sont nombreuses : du dîner avec très peu de professionnels avec lesquels vous souhaitez établir une relation professionnelle aux cocktails avec mise en réseau, de l’ouverture d’une boutique à un petit salon ou une foire commerciale locale, à organiser avec d’autres entreprises de votre secteur, avec éventuellement la possibilité de vendre directement les produits. L’une des clés de la réussite consiste à faire correspondre correctement le type d’événement et la cible à l’objectif que vous souhaitez atteindre.

Choisissez soigneusement le lieu

En vous basant sur les considérations préliminaires, choisissez le bon endroit pour votre événement. Il peut s’agir du lieu d’implantation de votre entreprise, mais ce n’est pas une condition nécessaire. Trouvez un lieu qui réponde aux attentes de votre public cible et où vos parties prenantes potentielles souhaiteraient se rendre. Il faut bien sûr tenir compte des exigences en matière d’espace, d’aménagement, de divertissement et de restauration. Le bon endroit est absolument crucial pour la réussite d’un événement.

Présentez-vous sous votre meilleur jour

L’objectif de ceux qui choisissent d’organiser des événements, au lieu d’investir dans une tonne de prospectus, est de tirer le meilleur parti des interactions personnelles. “Le mieux”, dans ce cas, est de construire des relations directes et significatives. Pour atteindre cet objectif, il est essentiel de se rappeler que, pendant toute la durée de l’événement, vous représentez l’entreprise et que chacun de vos comportements sera reflété dans la marque. Pour beaucoup de choses, vous pouvez avoir une deuxième chance, mais pas pour faire une première impression positive. Soyez la personne que votre marque doit être, car c’est d’abord de vous que les participants se souviendront. N’oubliez pas de toujours avoir une réserve illimitée de cartes de visite à portée de main.

Laissez les autres parler

Les informations les plus importantes que vous pouvez obtenir en organisant des événements sont celles qui concernent les souhaits et les attentes de votre public cible. Dans les conversations directes, laissez votre public cible parler, surtout au début. Encouragez-les à vous faire part des besoins et des difficultés spécifiques qu’ils rencontrent dans le domaine que vous avez en commun, puis expliquez-leur les détails de votre activité, en accordant une attention particulière à la manière dont vous pouvez répondre activement aux besoins de votre public cible.

Prenez des notes

Lorsque vous parlez à quelqu’un, il est essentiel de lui accorder votre attention, mais dès que possible, n’oubliez pas de noter les informations et les idées les plus importantes que vous avez reçues et les conversations les plus significatives que vous avez eues. Organisez la collecte des contacts, en permettant éventuellement aux participants de vous laisser leur e-mail à l’entrée ou à un autre moment important de la manifestation. Je vous le dis par expérience : il est impossible de planifier un suivi décent et personnalisé après avoir parlé à dix personnes si vous n’avez pas remarqué qui vous a dit quoi. Et renvoyer une personne à la conversation que vous avez eue avec une autre est une situation très embarrassante.

Méfiez-vous de votre base de données de contacts

Les contacts sont votre ressource la plus importante : conservez-les et traitez-les avec soin. Une fois acquis, ne manquez pas de les contacter de manière personnalisée pour les remercier et ensuite communiquer avec eux, par le biais de messages ou de listes de diffusion, mais avec une fréquence modérée, pour éviter d’être perçu comme du spam. Essayez d’obtenir le plus d’informations possible sur les contacts que vous avez collectés, mais n’en abusez pas.

Ne tentez pas de vendre à tout prix

En fait, n’essayez pas du tout. Un événement, à moins qu’il ne s’agisse d’une foire commerciale, n’est pas le bon endroit pour vendre et essayer de conclure une vente pendant un événement vous donnera un sentiment de harcèlement et, pour être honnête, même un peu désespéré. Vos invités ne sont pas venus à votre événement pour acheter, mais pour faire connaissance, pour se divertir, pour se détendre ou pour rencontrer quelqu’un, peut-être juste vous. Ne gâchez pas tout en vous comportant comme un vendeur.

Ne prenez pas la fréquentation pour acquise

Si nous avons appris une chose à l’ère de Facebook, c’est qu’il est facile de dire oui à une invitation, mais sortir du canapé pendant un épisode de House Of Cards est une toute autre histoire. Ne le prenez pas personnellement, vous l’avez fait vous-même de nombreuses fois. Prenez pour acquis qu’au moins un tiers des personnes que vous avez invitées et acceptées ne se présenteront pas et, par conséquent, si vous devez remplir le lieu, considérez un bon résultat 30 réponses positives de plus que nécessaire, au minimum.

Personnalisez l’approche

Organiser des événements ne signifie pas répéter le même pitch cinquante fois en une soirée. En plus de divertir vos invités, vous devrez également apprendre à les connaître et proposer à chacun les aspects de votre entreprise qui pourraient l’intéresser. Abuser d’adjectifs superlatifs ne vous aidera pas à vendre plus, répondre à des besoins spécifiques oui.

Apprenez à créer de nouvelles relations

La préservation des relations existantes et la création de nouvelles relations sont tout aussi importantes lors de l’organisation d’un événement promotionnel. Assurez-vous d’accueillir tous ceux que vous connaissez déjà et faites en sorte qu’ils se sentent spéciaux, mais passez plus de temps avec ceux que vous ne connaissez pas encore : découvrez les besoins et les particularités de chacun et souvenez-vous que chaque personne à qui vous parlez est une source possible de bouche à oreille.

Ne cessez pas d’organiser des événements juste parce que le premier ne s’est pas bien passé

Organiser des événements n’est pas facile, surtout si vous ne le faites pas pour gagner votre vie. Bien sûr, l’idéal serait de s’adresser à une agence, mais même si vous n’en avez pas les moyens, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas utiliser cet incroyable outil de mise en réseau. Si le premier événement ne génère pas de contacts ou de ventes utiles, ne vous découragez pas, mais arrêtez-vous et analysez ce que vous avez pu faire de mal, en vous aidant peut-être des points principaux de cette petite liste.