Publié le : 04 novembre 20205 mins de lecture
Votre événement ne sera aussi bon que vos compétences en gestion sont dans les coulisses, quelle que soit la qualité de votre planificateur. N’oubliez pas les personnes qui mettent en œuvre l’ensemble de la planification de votre événement en votre nom. La communication est définitivement la clé ici et avoir tout le monde sur la même longueur d’onde quant à vos idées est crucial pour assurer un bon fonctionnement.
Organiser les heures de réunion
Faites-vous la faveur d’organiser un temps de réunion suffisant avec les fournisseurs, les entrepreneurs ou le personnel du lieu avant l’événement et le jour de l’événement lui-même. Ne précipitez pas ces réunions et si vous sentez que vous en avez besoin de plus d’une, insistez dessus. Il vaut toujours mieux prévenir que guérir. Ces rencontres sont essentielles pour établir les exigences et les attentes et un simple coup de téléphone ne vous rendra pas toujours justice. La réunion le jour même confirmera également les plans définitifs et constitue le moyen de communiquer tout changement de dernière minute, le hoquet (cela peut arriver) et / ou tout autre facteur inattendu qui, à la surprise absolue de tout le monde, bien que principalement le vôtre, peut avoir soudainement suscité leur tête laide.
Les feuilles de repère sont essentielles
Les commandes en cours sont une chose, mais les feuilles de repère pour votre personnel d’animation sont essentielles. Ils n’ont pas besoin de savoir à quelle heure le personnel du bar arrive. Une feuille de repère fournit exactement comme son nom l’indique, un repère. Cela peut être un mot, une action ou une section particulière de la musique qui agit comme une invite pour un changement de son et / ou d’éclairage et même comme des indicateurs d’entrée et de sortie de scène pour les artistes. Ces signaux sont essentiels pour maintenir le produit de divertissement ensemble et doivent être pré-arrangés avec beaucoup de temps avant l’événement afin que les techniciens aient le temps de se préparer. N’oubliez pas que le timing est toujours essentiel, alors ne vous attendez pas à de bons résultats avec des arrangements de dernière minute. Assurez-vous qu’il y a beaucoup de copies de la feuille de repère dans la zone arrière de la scène, avec les techniciens du son et de la lumière, sur vous et collées aux itinéraires d’entrée et de sortie des coulisses.
Planifier une dernière analyse
N’oubliez pas de prévoir suffisamment de temps pour une dernière diffusion de votre émission en direct, surtout lorsqu’il y a une file de plusieurs orateurs différents. Vous devez vous assurer que la transition entre une enceinte et une autre se déroulera comme sur des roulettes. C’est très bien d’avoir quelque chose sur papier, mais vous devez insister pour que cela fonctionne en direct avant de signer le produit final. Vous entendrez peut-être qu’une répétition n’est pas nécessaire et les orateurs ne veulent pas utiliser leur énergie avant leur apparition. Cependant, le résultat global est de votre responsabilité et vous devez couvrir toutes les éventualités. Dans ce cas, demandez aux orateurs de « parcourir » au moins les signaux sur scène, même s’ils ne veulent pas être « à fond ». Un passage signal après signal fonctionnerait également dans cette situation. C’est là que les artistes et les techniciens parcourent chaque section juste avant et juste après chaque signal, sans faire une interprétation complète de l’ensemble de la performance. Même cela peut s’avérer utile et peut souvent mettre en évidence des sujets de préoccupation. C’est l’occasion idéale dans laquelle chacun peut apporter des changements si nécessaire. Même si les choses peuvent sembler superbes sur papier, tout ne se passe pas toujours comme prévu lors des présentations en direct. Prévoyez un temps de répétition suffisant qui laisse suffisamment de temps pour la pratique et qui ne soit pas trop proche du temps de représentation réel, afin que les artistes aient le temps de se reposer et de se rafraîchir avant leur numéro. Ne vous attendez pas toujours à ce qu’ils organisent leur propre temps de répétition non plus. Quelqu’un a besoin de prendre le contrôle et que quelqu’un c’est vous !
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