Publié le : 25 septembre 202010 mins de lecture
Alors que de nombreux grands lieux d’événements ont un chef exécutif ou un service de banquet parmi le personnel, bon nombre des lieux les plus beaux et uniques au monde n’offrent pas de services de restauration. Bien que le travail supplémentaire consistant à engager un traiteur privé ou une entreprise de restauration puisse être dissuasif pour certains, les grands organisateurs d’événements sont toujours prêts à réserver le lieu idéal, même si cela signifie faire appel à leur réseau professionnel pour le faire. Avant d’engager un traiteur ou une entreprise de restauration pour organiser l’événement, il est utile d’avoir quelques premières idées sur le menu de restauration et d’avoir ces conseils dans votre poche arrière.
Conseils d’experts sur la planification des menus d’un expert en restauration
« Établissez un bon équilibre avec votre menu », suggère Stacy Ziegler, CPCE, CMP, premier vice-président de la National Association of Catering Executives (NACE) et directeur des ventes chez Bold American Events & Catering. Bold American offre des services de restauration à service complet aux sites de la ville d’Atlanta, en Géorgie, et organise plus de 500 événements d’entreprise et sociaux chaque année.
« Vous pouvez prendre des risques avec vos hors-d’œuvre, vos plats d’accompagnement et vos desserts, mais pour le plat principal, vous devez vous rappeler que vous nourrissez un groupe diversifié de personnes. La plupart des gens aiment reconnaître ce qu’ils mangent. Cela ne veut pas dire que tout le monde doit être servi du poulet nature, mais soyez prudent avec quelque chose de très exotique.
La saison de l’événement compte également. Et les planificateurs d’événements tiennent fréquemment des discussions sur les événements futurs au cours d’une saison complètement différente. « Même si vous discutez de votre menu en plein hiver, l’événement proprement dit pourrait avoir lieu en juin. Les côtes courtes et la purée de pommes de terre en janvier semblent fantastiques, mais lorsque votre événement de juin se déroulera, vous voudrez quelque chose de beaucoup plus léger », dit Ziegler. En l’occurrence, la planification d’un menu d’événement ne se limite pas aux choix alimentaires eux-mêmes. Mais l’étape suivante consiste à embaucher le traiteur pour vous aider à réussir.
Conseils d’experts sur l’embauche d’une entreprise de restauration privée
Peut-être avez-vous déjà des idées pour le menu de restauration en tête, la prochaine étape consiste à engager une société de restauration pour votre événement. « Parlez à votre traiteur de ce qu’il fait le mieux », conseille Ziegler. « Ils ont beaucoup d’expérience avec les favoris du public et savent ce qu’ils peuvent le mieux exécuter. »
En plus de faire appel à votre traiteur en tant que consultant en alimentation et en boissons ainsi que fournisseur de services de restauration pour votre événement, Ziegler propose également les conseils suivants pour engager un traiteur ou une entreprise de restauration pour les événements :
Goûtez à la nourriture du traiteur
En dégustant la nourriture du traiteur, cela vous donnera la chance de goûter à la restauration et aussi de découvrir comment elle sera présentée. C’est aussi le moment idéal pour rencontrer le chef et déterminer sa flexibilité. Tous les articles peuvent être ajustés à vos propres goûts, alors assurez-vous que vos commentaires sont pris au sérieux. Demandez comment la nourriture est préparée.
Conseil du professionnel de la restauration : demandez si la restauration est terminée sur place ou cuite à l’avance et laissée dans une boîte chaude pour rester au chaud. Ces différentes pratiques auront un grand impact sur la qualité de la nourriture lorsqu’elle sera servie à vos invités.
Vérifier les références
Même si vous recevrez probablement une liste de clients très satisfaits, il y a encore de bonnes pépites d’informations que vous pouvez apprendre si vous prenez réellement le temps de vérifier les références d’un traiteur. C’est un excellent moyen de mieux comprendre ce que le traiteur fait de mieux. Les bonnes questions pour les références incluent : Combien de fois ils ont utilisé le traiteur ? Qu’avez-vous le plus apprécié dans leurs services de restauration pour les événements ? Qu’est-ce que vous changeriez pour leur prochain événement ?
Demander des photos d’événements passés
Les photos de restauration vous donneront une bonne idée de l’esthétique du traiteur. Les photos d’événements passés peuvent vous donner un aperçu de la façon dont leurs événements sont généralement organisés. Posez-vous les questions suivantes : aimez-vous leurs articles de service, l’utilisation de l’espacement et les finitions ? Est-ce le style que vous souhaitez pour votre événement ? Enfin, visualiser des photos du travail passé d’un traiteur est également un excellent moyen d’expliquer au traiteur ce que vous aimez avec des références. Qu’aimeriez-vous voir répété lors de votre événement ?
Discutez des services disponibles
Certains traiteurs offrent un service plus complet que d’autres, avec la capacité de fournir du linge de maison, des tables, des chaises, des fleurs et des accessoires. Vous pouvez leur donner une idée de ce que vous aimez et ils peuvent tout rassembler pour vous et organiser tous les fournisseurs. D’autre part, certains traiteurs ne fournissent que la nourriture et le service alimentaire de l’événement, et vous serez responsable de la coordination de tous vos autres articles et vendeurs. Dans les deux cas, c’est bien, tant que les services du traiteur correspondent à vos besoins.
Examinez tout en personne
Les réunions en personne ne sont pas seulement un excellent moyen de s’assurer qu’il n’y a pas de problème de communication lorsqu’il s’agit de questions importantes telles que le menu de restauration prévu et la proposition de restauration, mais elles sont également un excellent moyen de mieux ressentir le traiteur choisi. Par exemple, des réunions en personne peuvent vous donner une chance de voir l’opération de restauration. Le bureau est-il propre ? Êtes-vous accueilli en temps opportun ? Si vous avez des hésitations pendant ce processus, assurez-vous de le réparer maintenant et cela peut se reporter au jour de l’événement.
Assurez-vous qu’ils sont organisés
Si votre proposition est opportune et que votre directeur des ventes est professionnel et flexible, c’est probablement le signe d’une bonne culture d’entreprise. Ceci est particulièrement important car ces traits seront très probablement transférés dans l’équipe qui gère votre événement. Mais attention : l’inverse pourrait aussi être vrai. Si votre proposition vous est envoyée après la date promise ou s’il existe un sentiment général de désorganisation pendant le processus de vente et de planification, cela peut être un signe que la rapidité et l’organisation ne sont pas une valeur importante pour le traiteur.
Lire les petits caractères
Lorsqu’il s’agit de valider votre proposition de restauration, il est important d’examiner et de comprendre chaque détail. Votre proposition comprend-elle tout ce que vous avez demandé ? Est-ce TTC ? Le prix varie-t-il par personne si le nombre de vos clients augmente ou diminue ? Comment fonctionnent les frais de service pour la main-d’œuvre ? Serez-vous responsable de donner un pourboire au personnel ce soir-là ? Lorsque vous comparez les propositions d’un traiteur à un autre, il est important de comparer des pommes avec des pommes et de comprendre tous vos coûts associés à l’événement proposé.
Vérifiez auprès du lieu de l’événement
De nombreux sites ont une liste de fournisseurs préférés, qui comprendra probablement des traiteurs pour les sites qui n’offrent pas de services de restauration. Vous devrez peut-être travailler avec l’un des traiteurs répertoriés, mais même si ce n’est pas le cas, cela peut être à votre avantage. Si vous utilisez quelqu’un sur cette liste, il connaîtra les lieux de votre événement et tout ce qui va avec, des règles à la configuration de la salle. Il se peut que vous ayez moins d’accidents le jour de votre événement. Les fournisseurs préférés peuvent également avoir d’autres privilèges qu’ils peuvent vous transmettre. Les traiteurs qui ne sont pas familiers avec un lieu peuvent être moins chers à première vue, mais vous pouvez avoir des frais post-événement de votre lieu parce que le traiteur n’a pas retiré les poubelles comme requis ou une autre pénalité pour ne pas avoir compris les politiques du lieu.
Renseignez-vous sur les exigences spéciales
Les bons traiteurs travailleront avec vous sur des exigences particulières. Les grands traiteurs les anticipent. Dans tous les cas, assurez-vous de demander à votre traiteur comment il gère les exigences particulières telles que les restrictions alimentaires, les changements sur place et les ajouts tardifs. Même les meilleurs planificateurs sont généralement confrontés à au moins une surprise sur place. Votre traiteur pourra-t-il concocter un repas sans gluten ? Si le discours de bienvenue prend 15 minutes de retard, la cuisine pourra-t-elle rouler avec une nouvelle chronologie ? La flexibilité et l’attitude positive de toutes les personnes impliquées dans un événement sont essentielles.
Savoir qui est en charge
La plupart du temps, la personne avec laquelle vous travaillez pendant les processus de vente et de planification ne sera pas votre contact principal le jour de l’événement. Si vous souhaitez apporter des modifications ou avez des questions ce jour-là, il est important de connaître votre contact. La profondeur de l’équipe vous donnera l’assurance que si une personne est portée disparue pendant votre événement à cause d’une maladie ou d’un conflit, il y a encore toute une équipe derrière elle.
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