Comment choisir un lieu pour un événement professionnel ?

Publié le : 04 novembre 20205 mins de lecture

Comment choisir un lieu pour un événement

Vite – vous êtes sur le point d’organiser une énorme fiesta ou un rassemblement professionnel, mais vous n’avez pas trouvé de lieu pour organiser l’événement ! Que faire ? Bien que vous aimeriez impressionner vos participants, vous ne savez pas comment choisir un lieu approprié.

Prenez une grande respiration et détendez-vous. Choisir l’endroit idéal pour votre événement privé ou d’entreprise est aussi simple que de créer une simple liste de contrôle et de la parcourir. Voici les principaux points sur lesquels vous devrez vous concentrer pour que votre rassemblement soit un succès.

Définissez votre événement en tenant compte de vos participants

Pensez au type d’événement que vous allez organiser et aux besoins de ceux qui y participeront. Les gens devront-ils parcourir de longues distances ou se rendre en ville pour y assister ? Votre événement durera-t-il plus d’une journée ? Les réponses à ces questions peuvent vous aider à décider si vous devez choisir un lieu proche des hébergements ou des restaurants.

D’autres considérations importantes incluent le calendrier et la durée globale. Vos invités sont certains d’avoir faim et de se fatiguer après un certain temps, surtout s’ils doivent beaucoup marcher ou socialiser. Bien que ces problèmes ne soient pas ingérables lors de rassemblements plus courts, vous préférerez peut-être un lieu proposant des hébergements sur place.

Faire correspondre les équipements aux besoins de vos invités

Une fois que vous avez identifié les besoins pertinents des participants, vérifiez les équipements disponibles à chaque emplacement potentiel, mais ne vous limitez pas. Si vous ne connaissez pas la région, par exemple, renseignez-vous sur les restaurants, les magasins et les hébergements locaux. Le choix d’un lieu à distance de marche de ces commodités peut faciliter la planification d’événements de plusieurs jours. Lorsqu’il est combiné avec des abris extérieurs ou des ressources locales, comme des parcs et des divertissements à proximité, un lieu minimaliste peut devenir le théâtre d’un rassemblement inoubliable.

S’assurer que l’emplacement peut prendre en charge votre horaire

Bien sûr, vous êtes également responsable des activités réelles qui se dérouleront pendant l’événement. Votre lieu doit pouvoir accueillir des conférences, des discours, des danses, des banquets ou tout ce dont vous avez besoin pour rendre le rassemblement global agréable.

Alors, comment pouvez-vous savoir si l’emplacement proposé est approprié ? Dans la plupart des cas, le moyen le plus simple de se faire une bonne idée de ce que vous pourrez faire avec le lieu est de le vérifier en personne. Bien que deux sites en compétition puissent sembler comparables sur papier, les visiter vous-même vous permettra de choisir beaucoup plus facilement quelque chose que vous vous sentez à l’aise de planifier.

La valeur d’une inspection

Vous devriez également profiter de vos inspections en comparant les équipements répertoriés de chaque site avec ce que vous voyez réellement. Par exemple, il ne suffit pas de disposer d’un équipement audiovisuel de qualité incertaine ; vous devez vous assurer que les câbles, connecteurs et périphériques sont suffisamment actuels pour répondre à vos normes. De même, vous devez inspecter les appareils essentiels, tels que les prises et l’éclairage.

Assurez-vous que l’espace peut créer l’effet ou l’impression esthétique que vous souhaitez promouvoir. Certes, certains de vos participants seront suffisamment prévenants pour ne pas vous blâmer, vous et votre organisation, pour le papier peint irrégulier ou la décoration minable, mais pouvez-vous en dire autant de vos partenaires commerciaux internationaux ? Si vous prévoyez de vous habiller pour impressionner, votre salle devrait faire de même.

Facteurs de prix distinctifs

Enfin, rappelez-vous que la tarification des sites ne concerne pas uniquement les coûts de location d’espace. La plupart des sites fonctionnent sur une base contractuelle, et si vous ne vous souciez pas des détails, vous pourriez être confronté à des dépenses supplémentaires ou à des frais déraisonnables.

Assurez-vous de vous renseigner sur les disponibilités de tarifs spéciaux pour les événements répétés et déterminez si vous paieriez moins pendant d’autres périodes. Même si vous êtes déterminé à une date, en savoir plus sur vos options peut vous aider à gagner plus de pouvoir de négociation et à faire un choix plus judicieux pour les événements futurs.

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