Publié le : 19 novembre 20195 mins de lecture
Vous êtes à la recherche de prestataire événementiel pour organiser votre événement d’entreprise ? Vous devrez en effet vous orienter vers cette solution si vous ne possédez pas les compétences requises en la matière, ou que vous manquez tout simplement de temps. Heureusement, les entreprises évoluant dans ce secteur sont actuellement nombreuses. Vous pouvez les départager facilement en vous basant sur certains critères.
Identifiez vos besoins
Pour garantir la réussite de votre événement d’entreprise, il vous faut absolument recruter un prestataire qui sera en mesure de prendre en charge toute l’organisation. Pour faire votre choix parmi les nombreux professionnels qui interviennent dans le monde de l’événementiel, il vous faut avant tout commencer par déterminer vos besoins. Si c’est la première fois que vous êtes en charge d’un événement d’entreprise quelconque, rendez-vous sur ce site pour avoir une petite idée de tout ce que vous devrez encore prendre en compte.
Pensez à réaliser un cahier des charges en amont pour y noter tous vos besoins spécifiques pour l’événement : le type d’événement, le lieu, la décoration, le nombre de participants, le type de nourriture recherché, la sonorisation, etc. Cela aidera votre prestataire à bien cerner vos attentes.
N’hésitez pas à montrer ce cahier des charges à plusieurs professionnels pour voir ce que chacun peut vous proposer en fonction du budget que vous êtes prêt à investir dans un tel événement. Choisissez de préférence le prestataire qui sera le plus réactif face à votre demande et qui saura vous faire rapidement une proposition en accord avec vos besoins.
À découvrir également : Bien choisir son prestataire technique événementiel
Vérifiez la réputation des prestataires
Avant de signer un contrat avec un prestataire événementiel pour l’organisation d’une soirée d’entreprise ou de tout autre événement, vous vous devez de vérifier sa réputation. Ne vous fiez pas uniquement à ses tarifs ou à ce qu’il vous promet en matière de résultat. Faites une recherche en ligne pour vous faire une idée sur sa réputation.
Généralement, les clients d’une entreprise événementielle laissent souvent des avis et des recommandations en ligne. Vous pourrez trouver ces derniers sur les forums spécialisés ou encore sur les réseaux sociaux. Les avis laissés sur le site des prestataires, par contre, ne doivent pas être pris pour argent comptant. Une recherche plus approfondie est toujours nécessaire pour garantir leur crédibilité et leur professionnalisme.
Pour éviter les problèmes de dernière minute, on vous recommande vivement de ne faire appel qu’à des prestataires événementiels se trouvant dans la même ville que vous. Dans le cas contraire, vous pourrez être confronté à des problèmes de retard, à cause de la circulation, ou à bien d’autres déconvenues encore.
Nous vous recommandons : Organisation d'événements d'entreprise : rechercher et choisir le bon prestataire
Comparez les prestations
Dans une même ville, vous pouvez être confronté à plusieurs prestataires spécialisés dans l’organisation d’événements. Tous sont réputés pour leur sérieux et leur professionnalisme. Pour choisir votre prestataire, il vous faudra alors comparer les offres proposées par chacun d’entre eux. Le but n’étant pas ici uniquement de trouver l’offre la moins chère, mais aussi de trouver le prestataire proposant le meilleur rapport qualité-prix. Lors de cette étape, vous pouvez prendre votre temps, car il se peut qu’à l’avenir vous ayez encore à faire appel à la même enseigne pour un autre événement.
Commencez par demander un devis détaillé à tous les professionnels qui ont retenu votre attention. Prenez le temps de bien vous renseigner sur les détails compris dans ces devis, comme le montant des frais de déplacement notamment, qui peuvent faire une réelle différence sur la facture finale. Prenez également en compte les différents services supplémentaires proposés par chaque prestataire. Certains ne s’occupent par exemple que de la partie déco et sonorisation, tandis que d’autres prennent en charge jusqu’au service traiteur. Cela vous facilitera grandement la tâche.
