Comment choisir et louer une salle de réunion ?

Le travail à domicile n’est plus une nouveauté pour la plupart d’entre nous, mais comment trouver des lieux qui disposent d’une structure professionnelle pour rencontrer nos clients peut encore être une grande question. De nombreux professionnels indépendants finissent par prendre des rendez-vous dans des cafés, dans le cas de réunions plus détendues, ou dans la propre entreprise du client, s’il dispose d’un espace approprié. Mais qu’en est-il lorsque nous avons besoin d’un emplacement en dehors de l’environnement du client ? Une solution à ce problème est de louer une salle de réunion en co-travail, par exemple.

Vous voulez en savoir plus ? Voici les conseils que nous avons séparés pour vous permettre de trouver le lieu idéal pour vos réunions !

Pourquoi investir dans la location de salles de réunion ?

Peu importe que vous soyez un freelance qui travaille seul ou une start-up qui doit contenir les coûts pour investir dans le produit : lorsque nous parlons de rencontres avec des clients ou des investisseurs, nous devons montrer que nous sommes des professionnels, et l’environnement que nous proposons pour les rencontres parle beaucoup pour nous. Considérez cela comme un investissement : plus votre prospect verra que vous êtes un professionnel engagé dans le projet, plus il sera ouvert à faire des affaires avec vous ! En outre, ces réunions peuvent faire partie de votre planning mois par mois, sans qu’un contrat fixe soit nécessaire. Vous avez donc prévu ce budget, mais si vous n’avez pas à l’utiliser, c’est pour le mois suivant.

Cependant, les salles de réunion ne doivent pas être utilisées uniquement pour rencontrer des clients. Rassembler l’équipe dans un environnement professionnel peut contribuer à la productivité des réunions, en créant des limites entre le travail et les moments de détente. Et cela n’empêche pas tout le monde de travailler à distance au quotidien, que ce soit dans le cadre du travail ou du bureau à domicile.

Outre ces avantages, nous pouvons examiner l’infrastructure qui est généralement déjà installée dans les lieux disponibles à la location : vous pouvez compter sur la réception et les installations du bureau lui-même, mais aussi sur une télévision ou un projecteur pour les présentations, un système de sonorisation, Internet, une table de réunion avec des places pour tout le monde, des chaises plus confortables, etc.

Le fait de choisir salle de réunion pour présenter des projets présente des avantages : avoir un environnement agréable et plus professionnel, de la vie privée (silence) et des infrastructures (internet, data show, café…), … 

Cela fait également des salles de réunion des lieux propices pour donner des conférences ou des formations, des cours, des petits séminaires, des vidéoconférences et tout ce que la structure permet.

Quels types de lieux pour chaque type de réunion ?

De nombreux facteurs peuvent influencer le choix du lieu idéal, du type de réunion au profil du client. Pour les réunions de prospection en face à face, par exemple, un endroit avec une table et des chaises confortables peut suffire pour réussir. Si la réunion doit permettre de conclure une grosse affaire, après de longues négociations, comme la vente d’une entreprise, le mieux est peut-être même de prévoir une salle avec des canapés, ce qui permet une interaction plus étroite.

Pour les cours plus expositifs, les tableaux peuvent ne pas être nécessaires. Cela dépendra de l’événement, car s’il est nécessaire d’utiliser un ordinateur ou du papier et un stylo, les supports sont alors indispensables. Toutefois, s’il s’agit d’une conférence, seuls les présidents peuvent suffire.

A titre d’exemple, choisir salle de réunion pour une petite formation de cinq personnes. Ceci permet de “sortir” les gens de l’entreprise (sans interruption) et de bénéficier de la structure (projection) et du service (café, eau, réception)”

Les appels, ou téléconférences, nécessitent un bon équipement, ou du moins la possibilité d’installer le vôtre. Vérifiez si l’espace est équipé d’une télévision ou d’un projecteur, d’une bonne connexion internet, d’un environnement bien éclairé et silencieux pour ne pas déranger l’écoute.

Comment choisir le lieu de chaque réunion ?

Vérifiez ces conditions de base :

Comme il faut parfois dire l’évidence, allons y aussi : la distance du lieu de rencontre, en général, doit se situer entre ce qui vous semble bon pour vous et ce qui semble bon pour le client. Autres points à prendre en compte concernant la distance : si le client vient d’une autre ville, vous ne pourrez peut-être pas vous éloigner du trajet, pensez à cela lorsque vous établissez votre budget. Si le client vient de loin, essayez de le convaincre de faire une téléconférence, qui est une alternative plus pratique et moins coûteuse pour tous.

Vérifiez ensuite la capacité d’occupation de la salle. L’un de vos principaux objectifs devrait être de loger tout le monde confortablement. Personne ne conclut un marché ou n’apprend quelque chose de nouveau si c’est de travers sur la chaise, ou pire, sans chaise – n’est-ce pas ? Confirmez donc à l’avance le nombre de participants et assurez-vous que le lieu de réunion peut accueillir tout le monde.

Comme nous l’avons dit, si vous avez besoin de faire une présentation, d’une grande télévision ou d’un projecteur, c’est un équipement essentiel. Les vidéoconférences professionnelles nécessitent également des équipements spécifiques, tels que des équipements de lumière et de son. Si l’on utilise l’internet, la connexion doit être rapide et stable. Confirmez également si un service d’accueil est offert, le lieu d’une petite pause café, etc.

Comment louer une salle de réunion ?

En général, on trouve facilement des salles de réunion à louer à l’heure dans les grandes villes. Dans la plupart des cas, ils se trouvent dans des espaces de co-travail ou des bureaux virtuels et ne nécessitent pas la signature d’un contrat mensuel.

Ainsi, vous pouvez bien choisir salle de réunion dans des points plus stratégiques de la ville selon vos besoins et la localisation du client, le profil de la réunion, l’infrastructure requise, etc.

Plusieurs espaces ont des plans de location pour des salles de réunion mensuelles et individuelles également. Utilisez le filtre de la salle de réunion et trouvez le coworking qui a le plus à voir avec ce dont vous avez besoin dans l’endroit idéal. Ensuite, il suffit d’utiliser le formulaire de la page espace pour les contacter et choisir vos dates. C’est aussi simple que cela.