Publié le : 10 janvier 20235 mins de lecture
Événement privé, séminaire ou participation à un salon professionnel : le budget que vous décider d’attribuer à l’événement doit être respecté. Mais l’opration est plus délicate qu’il n’y paraît. Voici 6 conseils pour maîtriser son budget.
6 conseils pour respecter le budget de votre événement
Peu importe le type d’événement que vous planifiez, le budget jouera toujours un rôle. Vous avez le choix entre des options pratiquement illimitées pour tout, du lieu à la nourriture en passant par les fournisseurs, il est donc essentiel de planifier à l’avance pour tenir compte de votre budget événementiel. Consultez ces six conseils à garder à l’esprit lors de la planification de votre prochain événement, et vous serez un pro de la planification d’événements et de la budgétisation en un rien de temps !
Trouvez un lieu avec un design et une esthétique exceptionnelle
Il n’y a rien de tel que de marcher dans un endroit inconnu et d’être complètement époustouflé et entouré de beauté. Alors que toute grande entreprise événementielle professionnelle peut embellir un espace, certaines salles ont un espace naturellement spectaculaire et déjà décoré dont vous pouvez profiter. Trouver un lieu comme celui-ci, qui nécessite peu ou pas d’habillage supplémentaire, vous fera économiser sur les coûts de location pour créer le look que vous recherchez.
Rechercher le partage de nourriture
En règle générale, vous devriez toujours commander plus de nourriture plutôt que de risquer de manquer. Malheureusement, cette pratique prête à beaucoup de gaspillage, à la fois en budget alimentaire et événementiel. Pour lutter contre ce problème et réduire le gaspillage, envisagez de partager de la nourriture avec d’autres événements sur le site. Lorsque des événements au même endroit servent des plats similaires, il y a un niveau de concessions mutuelles où les événements peuvent bénéficier des surplus et des pénuries de l’autre, s’équilibrant idéalement à la fin. Les cuisines sont également laissées avec des déchets de la moitié des repas, car elles utilisent la moitié du type d’ingrédients lorsque deux événements utilisent le même menu.
Utilisez un lieu avec plusieurs espaces
Réduisez le coût de déplacement de vos participants d’un lieu à un autre en en réservant un avec une variété de salles de réunion, de salles de conférence et d’espaces extérieurs. Le transport n’est pas une somme modique et peut être un tueur de temps majeur. Rendez service à vos invités en trouvant un lieu dans lequel ils peuvent naviguer facilement, et le budget de votre événement vous en remerciera également.
Faites appel à des fournisseurs / sites qui font tout
Tout comme les vendeurs qui ont différentes salles réduiront le coût de votre événement, les sites qui offrent des services internes réduiront également votre coût. Certains services couramment proposés incluent la restauration, la décoration, la configuration et l’exécution A / V, l’éclairage, la configuration de la scène, etc. Pour les services qui ne sont pas offerts par votre site, regrouper des services avec un fournisseur externe est un excellent moyen d’économiser. Plus de fournisseurs coûteront presque toujours plus d’argent à la fin.
Diffusion en direct
La diffusion en direct est une option fantastique car elle peut vous faire économiser de l’argent sur presque tous les aspects de votre événement. L’ouverture de la diffusion en direct à vos participants, en particulier à ceux qui sont éloignés, réduit la quantité d’espace dont vous avez besoin sur votre site, les frais de restauration et de boissons, les frais de déplacement et tous les frais associés au fait de ne pas remplir un grand bloc de chambres dans un hôtel. De plus, vous disposez ensuite d’une documentation vidéo instantanée qui fonctionne parfaitement pour le futur matériel marketing !
Soyez conscient de votre saison / emplacement
Pendant que vous êtes encore au stade de la planification de votre événement, assurez-vous de tenir compte de la période de l’année et des événements locaux qui ont lieu pendant la période où votre événement a lieu. Voyager pendant la haute saison touristique rendra la réservation des sites et des fournisseurs un processus beaucoup plus difficile et coûteux. Pensez aux hôtels complets et aux prix exorbitants des compagnies aériennes, qui sont tous deux idéaux à éviter. Votre pourcentage de voyageurs est-il supérieur à votre pourcentage de locaux ? Assurez-vous de consulter les tarifs de groupe spéciaux et les blocs de chambres pour minimiser vos coûts.
