Publié le : 04 novembre 20206 mins de lecture
Au cours des sept dernières années, j’ai travaillé avec de nombreux clients dans un rôle de gestionnaire d’événements produisant leurs conférences d’utilisateurs. Coordonner un événement peut être une tâche très difficile avec de nombreuses pièces différentes. La clé d’un événement réussi réside toujours dans la planification préalable et la coordination des fournisseurs. En travaillant ensemble et en gérant tous les détails, j’ai pu organiser d’innombrables événements réussis, quelle que soit leur taille.
Parfois, la partie la plus délicate d’un événement, qu’il s’agisse d’un happy hour technologique ou d’une grande conférence d’utilisateurs d’entreprise, est la coordination globale des différents rôles et des différents fournisseurs. Les petits événements n’auront pas autant de rôles gérés, donc ce blog se concentrera principalement sur les événements d’entreprise plus importants, les conférences d’utilisateurs et les lancements de ventes de 200 personnes ou plus.
Avec un événement de 200 ou plus, une grande variété de services et de produits différents sont nécessaires pour la planification et l’exécution. En plus de gérer la simple logistique de l’événement, vous devrez également coordonner les efforts de marketing événementiel, de sélection et de gestion audiovisuelle, de conception graphique, d’inscription, etc. Si ceux-ci ne sont pas soigneusement gérés par une seule équipe événementielle, vous serez probablement trouvez-vous avec une armée de vendeurs sans direction ni gestion claire. Alors par où commencez-vous ?
Engagez une société de gestion d’événements.
La société de gestion d’événements est là pour effectuer toutes les tâches que vous leur attribuez. La plupart du temps, j’ai trouvé qu’il était préférable pour le client d’assumer le marketing événementiel, la gestion des conférenciers, etc., car ils sont généralement en mesure de former leur propre comité événementiel interne et leur équipe de marketing événementiel. Ils savent quel message ils essaient de transmettre et les objectifs de l’entreprise afin de pouvoir travailler avec les clients actuels et les conférenciers invités de manière plus rationnelle. La société de gestion d’événements se chargera des aspects techniques de l’événement.
Consolidez vos fournisseurs.
La société de gestion d’événements aura probablement beaucoup de spécialités au sein de son entreprise pour vous aider dans votre événement. De cette façon, au lieu d’un simple consultant, ils peuvent répondre à un grand nombre de vos autres besoins tels que la conception graphique, l’image de marque environnementale, la production vidéo, la conception de scène, la gestion générale de session, etc. En faisant cela, vous combinez autant de fournisseurs possibles en un seul. . S’ils n’ont pas quelqu’un en interne pour fournir un service spécifique que vous recherchez, ils auront une liste de fournisseurs incontournables parmi lesquels vous pourrez choisir. Demandez-leur de gérer ces fournisseurs en votre nom. La gestion de plusieurs fournisseurs peut être un casse-tête, alors essayez d’embaucher quelqu’un qui peut tout faire !
Intégrez une société de gestion d’événements au sein de votre équipe.
Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas voir. Garder votre entreprise de gestion d’événements au courant est le meilleur moyen de garantir l’achèvement des tâches afin que vous n’ayez pas à vous en soucier. J’ai construit beaucoup de respect et de confiance avec mes clients événementiels, car ils savent qu’ils peuvent me donner une liste fixe de tâches et qu’ils sont exécutés de manière rapide et efficace. La raison principale de ce succès est que je connais les objectifs de leur événement. Les objectifs de l’événement diffèrent d’un client à l’autre, alors assurez-vous de communiquer ces objectifs à toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez, y compris les fournisseurs et votre société de gestion d’événements.
Se faire des amis.
La création de relations avec les fournisseurs a été une partie importante de mon succès en tant que gestionnaire d’événements et chef de projet. Je m’efforce de les tenir au courant de mes objectifs, des objectifs, des échéanciers et des attentes de mes clients, ce qui leur prouve à leur tour que je suis intéressé et engagé à offrir un événement globalement réussi. En raison de ce comportement de ma part, mes fournisseurs sont également tous investis dans le succès global.
L’excitation et le frisson d’avoir organisé un événement de 3 jours de mille personnes est tellement gratifiant de savoir que les efforts de coordination et les conseils que j’ai donnés ont été utilisés et adoptés. Pensez à impliquer une société de gestion d’événements pour votre prochain événement et impliquez-la vraiment dans les objectifs de votre entreprise ainsi que dans vos objectifs en tant que gestionnaire d’événements et vous ne pouvez pas perdre !
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